Πώς να βελτιώσετε την επικοινωνία σας στο γραπτό λόγο!

Συντάκτης: Λιάνα Γεωργουλοπούλου

Η ικανότητα στη γραφή αποτελεί ένα από τα προαπαιτούμενα χαρακτηριστικά του εργαζομένου στο σύγχρονο επαγγελματικό στίβο! Σχεδόν όλοι μας χρειαζόμαστε δεξιότητες στη γραπτή επικοινωνία με τους συνεργάτες, τους συναδέλφους και τους προϊσταμένους μας... Δεν είναι όμως για όλους εύκολη η σύνταξη μιας αναφοράς, μιας προσφοράς, ενός επαγγελματικού γράμματος. Εδώ είναι μερικές συμβουλές και «κόλπα» που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε τις δεξιότητες γραφής σας και να επικοινωνείτε με σαφήνεια τις ιδέες σας…
Παρακολουθήστε online μαθήματα για τη συγγραφή
Πολλά sites προσφέρουν μαθήματα ειδικά για την ανάπτυξη της επαγγελματικής γραφής! Ένα από αυτά είναι το eLearners.com, το οποίο προσφέρει μια ποικιλία από προγράμματα αφιερωμένα στη γραφή, συμπεριλαμβανομένης του επιχειρηματικού στυλ. Πρόκειται για έναν πολύ γρήγορο τρόπο για να εξασκείτε τις δεξιότητές σας και να χρησιμοποιείτε καθημερινώς τη μητρική σας γλώσσα με ιδανικό τρόπο.
Επιλέξτε τι είδους μορφή θα έχει η γραφή σας…
Λατρεύετε τη συγγραφή διηγημάτων ή σεναρίων ή η δουλειά σας είναι οι επαγγελματικές εκθέσεις, οι ομιλίες και τα ενημερωτικά δελτία; Ο σκοπός των δύο μορφών διαφέρει, αφού στην πρώτη, σημασία έχει η ψυχαγωγία, ενώ στη δεύτερη η πληροφόρηση. Παράλληλα, η δυσκολία προσέγγισης του αναγνώστη διαφέρει, αφού τα διηγήματα είναι επιθυμητά, ενώ τα δελτία ενημέρωσης κανείς δεν θέλει να τα διαβάσει! Όλα βέβαια κινούνται και με βάση τον αποστολέα… Σίγουρα ένα email προς ένα φίλο δεν θα έχει τον ίδιο τόνο και μορφή με μια επίσημη επιστολή προς έναν πελάτη ή ένα ανώτερο στέλεχος.
Λειτουργήστε πρακτικά μπροστά στην οθόνη του υπολογιστή!
Μη φοβάστε τη λευκή οθόνη του υπολογιστή, αλλά δοκιμάστε τα παρακάτω βήματα, ώστε να μην «κολλήσει» το μυαλό σας:
- Ξεκινήστε με τη σκέψη του παραλήπτη. Θυμηθείτε ότι οι αναγνώστες δεν γνωρίζουν τίποτα για το θέμα. Τι πρέπει να μάθουν πρώτα;
- Δημιουργήστε ένα περίγραμμα, ειδικά αν η επιστολή, η παρουσίαση ή η έκθεση είναι γραπτή. Έτσι, θα προσδιορίσετε τη σειρά των προτάσεων και θα διαχωρίσετε τις πληροφορίες σας.
- Προσεγγίστε τον άλλο σε σχέση με τις ανάγκες του. Εάν γράφετε μια επιστολή πωλήσεων για υποψήφιους πελάτες… σκεφτείτε τι ενδιαφέρει έναν πελάτη και ποιο το όφελος για αυτόν.
- Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα. Αν δεν γράφετε ένα επιστημονικό άρθρο, καλό είναι να χρησιμοποιείτε άμεσες και απλές λέξεις, ώστε να γίνεστε εύκολα και γρήγορα αντιληπτοί.

Βελτιώστε τη γραφή του κειμένου σας με λίγες κινήσεις
Πρώτα από όλα πρέπει να σιγουρευτείτε τη σαφήνεια του κειμένου. Υπογραμμίστε όσες ιδέες είναι καθοριστικής σημασίας και με διαφορετικό χρώμα τα δευτερεύοντα στοιχεία. Εξαλείψτε τα υπόλοιπα! Ύστερα, πρέπει να ασχοληθείτε με την περιεκτικότητα. Με άλλα λόγια πρέπει να παρατηρήσετε τη δομή των πληροφοριών και το ενδιαφέρον του κειμένου σύμφωνα με τον αριθμό των λέξεων. Μην προσπαθείτε να γράψετε περισσότερο από ό,τι αναλογεί στο κεντρικό θέμα σας. Τέλος, βεβαιωθείτε για τις ακριβείς πληροφορίες του κειμένου, ώστε να δημιουργηθεί στον αναγνώστη ένα κλίμα εμπιστοσύνης.
Γράψτε… «φιλικά προς τον αναγνώστη»!
Το σημαντικότερο πράγμα είναι να γράφετε με την προοπτική ότι ο αναγνώστης δεν θα «χαθεί» μέσα στο κείμενο.  Χρησιμοποιήστε τίτλους, διακρίσεις, κουκκίδες, επικεφαλίδες και όποτε είναι δυνατόν, ώστε να «σπάτε» το κείμενο σε μικρότερα κομμάτια. Άλλωστε, δεν είναι εύκολο να διαβάσετε ένα μεγάλο κείμενο με πυκνές παραγράφους. Παράλληλα, οι επικεφαλίδες πρέπει να «τραβούν» την προσοχή του αναγνώστη και τα οπτικά βοηθήματα να κρατούν απασχολημένο το μάτι του.
Δώστε σημασία στα ορθογραφικά λάθη
Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί κατά την αντιγραφή ενός κειμένου, ειδικά στα email, καθώς τα ορθογραφικά λάθη δεν είναι απίθανο να εμφανιστούν, ειδικά όταν βιάζεστε να παραδώσετε μια επιστολή. Ένα μικρό λάθος θα μπορούσε να καθορίσει την άποψη του προϊσταμένου προς το πρόσωπό σας. Ποτέ μη βασίζεστε αποκλειστικά στον ορθογραφικό έλεγχο του word, καθώς πολλές φορές δεν εντοπίζει  τα λάθη στη διατύπωση της επιστολής σας.
Αγοράστε ένα ειδικό βιβλίο για τη βελτίωση της γραφή…
Υπάρχουν μια σειρά από εξαιρετικά βιβλία που διατίθενται για τη βελτίωση των επιχειρηματικών δεξιοτήτων γραφής. Τα περισσότερα σχετίζονται με την επικοινωνία και τις τεχνικές γραφής, όπως είναι το «10 Βήματα για επιτυχή επιχειρησιακή γραφή» από τον Jack E. Appleman. Βέβαια, μην ξεχνάτε πως βοηθάει και το γενικότερο διάβασμα, αφού τα άρθρα εφημερίδων και τα λογοτεχνικά βιβλία προσθέτουν γνώσεις πάνω στην τεχνική γραφής σας. Μέσα από αυτά έχετε την ευκαιρία να δείτε πως κατασκευάζουν το έργο τους οι άλλοι συγγραφείς…
Κάντε μια έρευνα πριν το γράψιμο!
Πρόκειται για το βήμα που θα δώσει στο γράψιμό σας μια επιπρόσθετη αξία! Μπορεί για πολλούς αυτή η διαδικασία να μην είναι ιδιαίτερα διασκεδαστική, αλλά σίγουρα σας προσθέτει κύρος και αξιοπιστία. Είτε είστε ένας κριτικός βιβλίων, είτε προσπαθείτε να γράψετε μια εταιρική ομιλία, οι αναγνώστες σας είναι βέβαιο ότι θα αναγνωρίσουν τη σκληρή δουλειά σας και την ποιότητα γραφής.
Εμπνευστείτε μέσα σε ένα όμορφο περιβάλλον
Το όμορφο περιβάλλον και τα διαλείμματα είναι απαραίτητα για την έμπνευση και το καθαρό μυαλό. Για την καταπολέμηση του άγχους και της κούρασης, καλό είναι να παίρνετε συχνά καθαρό αέρα και να πίνετε νερό ή καφέ! Παράλληλα, πρέπει να δίνετε στον εαυτό σας το χρόνο να σκεφτεί όσο χρειάζεται και να γράψει με το πάσο του. Κάτι τέτοιο θα μειώσει το στρες σας, ειδικά αν βρίσκεστε σε ένα άνετο και χαλαρό περιβάλλον…
Μη βιάζεστε κατά τη διόρθωση του κειμένου!
Πρώτα από όλα μη δώσετε έμφαση μόνο στο κείμενο αλλά και στον τίτλο και τους μεσότιτλους, αφού μπορεί και αυτοί να έχουν λάθη. Ύστερα διαβάστε το έγγραφο δυνατά και δείχνετε με το δάχτυλο, καθώς αυτό θα σας αναγκάσει να διαβάσετε πιο αργά και να διαπιστώσετε αποτελεσματικά τα λάθη σας.
flowmagazine.gr 

Share on Google Plus

About grizos gatos

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.